关于做好2016届本科毕业生毕业及授位结论审定和证书发放等工作的通知
日期:2016年06月22日 00:00  点击:[]

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——转发教务处文件

各院(系):
为做好2016届本科毕业生毕业及授位结论审定,成绩总表打印及归档,毕业证书(或结业证书)及学位证书的及时发放等,确保毕业生顺利离校,现将相关事项重申通知如下:
一、情况说明
请各院(系)严格执行学校相关文件规定,按照《关于做好2016届本科毕业生毕业及授位审核等有关工作的通知》(西建大教〔2016〕13号)文件规定的工作内容及时间节点,认真做好毕业生离校前相应工作。
1.2016届本科毕业生拟定结业及不授位情况(未包含毕业设计〈论文〉)已经进行公示。
2.本次毕业及授位结论审定报送的材料为《2016届本科毕业生结业及不授位学生情况表》(见附件3)和《2016届本科毕业生毕业及授位名单》(见附件4)已随13号文件发放。
3.根据归档要求,今年毕业生成绩总表的照片粘贴、打印和归档要求与往年略有变化,须打印(A3纸,可复印)一式两份,并编制卷内目录(格式参见附件1)。开办辅修专业的院(系)先期做好辅修专业课程成绩单的打印(A4纸,可复印)一式两份,编制卷内目录(格式参见附件2)。由于时间相对紧张,报教务处审核及学校档案馆归档时注意避免时间过于集中。
4.毕业图像采集照片在进行学历及学位证书、辅修专业课程成绩单粘贴后,剩余的照片教务处将于6月27日(第17周周一)前返给院(系)用于粘贴毕业生成绩总表,之后剩余的照片由院(系)交还学生留存,但结业学生的剩余照片务必交回教务处教务科以备明年换发毕业证书时使用。
二、毕业及授位结论审定
院(系)要在前期毕业及授位预审核数据的基础上,根据毕业设计(论文)成绩,审核学生的毕业、结业或予以延期毕业、授位及不授位的结论,提交院(系)学位分委员会初步审定,报教务处审核后提交学校学位委员会审定。
1.核实毕业设计(论文)不及格学生情况,及时完成毕业设计(论文)成绩的网上录入,核实毕业设计(论文)题目。
2.核定记过、留校察看等受处分学生的累计平均学分绩点,确定其授位结论。
3.结合体育系核定的高水平运动员比赛成绩积分,审核一级及二级高水平运动员最终毕业及授位资格,并备注一级或二级高水平运动员。
4.在6月27日(第17周周一)前,各院(系)务必将毕业生的毕业与授位结论,按附件3-4格式将纸质材料(含电子版)报送至教务处教务科,作为提交学校学位委员会审定的主要材料。
5.督促仅由于毕业设计(论文)成绩不及格应予结业的学生,务必在6月27日(第17周周一)中午12:00前办理延期毕业手续,逾期按结业处理。
三、毕业生成绩总表打印及归档
院(系)要核实使用最新版本(版本日期:20160525)的教务管理系统,重点核实学籍异动学生的成绩总表,打印样张确认无误后打印所有毕业生成绩总表,经教务处审核并加盖公章后,报送学校档案馆归档。
1.成绩总表一式两份(A3纸,样张见附件5),分别用于装入学生个人档案和存于学校档案馆。两份成绩总表左上角均粘贴学生本人一寸照片,使用毕业图像采集的原版照片。
2.两份成绩总表最下方一行均为院(系)审核签字内容,加盖院(系)公章及使用个人签名章一般应采用红色印油。其中一份用于学校档案馆归档的成绩总表,须分专业班级编制卷内目录,经教务处审核后在右下角加盖流水页码。
3.在6月30日(第17周周四)前,务必将成绩总表一式两份报送至教务处审核并加盖公章后,以院(系)为单位直接报送学校档案馆归档。
4.辅修专业课程成绩单(A4纸,样张见附件6,上边距3cm,左边距2cm)的打印、审核签字、卷内目录编制、照片粘贴、归档要求参照主修专业的成绩总表等规定,须经开办院(系)审核签字加盖公章后报送至教务处。
5.开办辅修专业的院(系)务必在6月23日(第16周周四)前,将辅修专业课程成绩单一式两份报送教务处审核、粘贴照片并加盖公章后,随主修专业的成绩总表一并报学校档案馆归档。
6.在成绩总表及辅修专业课程成绩单打印时,若有教务管理系统版本,课程名称及成绩格式内容等问题,请及时与教务处教学信息管理科联系更正处理。学籍异动学生的成绩总表根据教务处教学信息管理科指导进行适当调整,达到整体版面布局规范合理。
四、证书领取及发放
证书领取及发放日期初步定为7月4日(第18周周一),院(系)应指派专人当天到教务处办理领取交接手续,本着“谁发放,谁审核”的原则做好证书的发放及组织工作,并履行相关签字确认手续。
1.院(系)领取材料包括:毕业证书或结业证书、学位证书、辅修证书、毕业生发证名册、辅修证发证名册。证书对应封皮由专人运送至各院(系)发证地点,具体安排另行通知。
2.毕业证书编号18位,学位证书编号16位。其中第1-5位的10703为学校代码,第7-10位的2016为毕业及授位年份,后6位均为流水号。另外毕业证书第6位的1代表办学类型(普通高等教育),第11-12位的05代表培养层次(本科)。学位证书第6位的4代表学位授予级别(学士)。
3.证书发放时应认真核实学生身份和相关材料,并由领取人在相应发证名册用黑色签字笔签名确认。证书领取时应在学生证上加盖“作废”章。
(1)督促学生核实学历及学位证书中的个人信息,确认证芯和封皮等完好。如发现证书制作有异常,请及时与教务处教务科联系确认后进行更正。
(2)对于未按规定缴纳费用的学生,务必提前通知相关学生,在财务处办理完相关手续后方可领取相关证书。
(3)学历及学位证书只能办理一次,遗失或损坏不能补办。一般应由学生本人领取并签字确认。对于委托他人代领,院(系)应注意与学生本人核实,并做好相应记录,若由他人代领或其他原因出现证书遗失和损坏等,后果由学生本人承担。
(4)院(系)学历证书发放人员于7月11日(第19周周一),将毕业生发证名册、辅修证发证名册、未发放的证芯和封皮等到教务处教务科办理交接手续。
2016届毕业生毕业及授位结论审定、成绩总表等相关材料归档、学历及学位证书发放等工作,关系到学生的切身利益。各院(系)务必高度重视,明确职责,提高服务质量,确保毕业生各项工作高效、规范、顺利完成。

附件:1.主修专业学生成绩总表卷内目录
2.辅修专业学生课程成绩单卷内目录
3.2016届本科毕业生结业及不授位学生情况表(样张)
4.2016届本科毕业生毕业及授位名单(样张)
5.毕业生成绩总表(样张)
6.辅修专业学生课程成绩单(样张)

教务处
2016年6月21日